Foire aux questions – Politique de soutien aux organismes
La Politique de soutien aux organismes
Kim Hurtubise, coordonnatrice à la vie communautaire et adjointe à la Direction des loisirs, de la culture et de la vie communautaire est la personne avec qui vous devez communiquer. Vous pouvez la rejoindre par courriel à kim.hurtubise@rouyn-noranda.ca ou par téléphone au 819-797-7110, poste 7393.
Les formulaires
Anick Lemay, secrétaire administrative de la Direction des loisirs, de la culture et de la vie communautaire est la personne avec qui vous devez communiquer. Vous pouvez la rejoindre par courriel à anick.lemay@rouyn-noranda.ca ou par téléphone au 819-797-7110, poste 7387.
En entête de chaque formulaire se trouve le lien vers un PDF de celui-ci. Vous pourrez le visualiser, mais vous devrez obligatoirement remplir le formulaire électronique pour déposer une demande puisqu’aucun document papier n'est accepté lors du dépôt d’une demande de soutien.
Vous pouvez sauvegarder à tout moment le formulaire en cliquant sur le bouton Enregistrer et continuer plus tard, situé à la droite de votre écran.
Il est impératif que vous conserviez ce lien quelque part pour obtenir votre demande en suspens, le temps venu.
Celui-ci sera sauvegardé pendant 30 jours. Passé ce délai, vous devrez reprendre la saisie de données.
Veuillez communiquer avec Anick Lemay, secrétaire administrative de la Direction des loisirs, de la culture et de la vie communautaire. Vous pouvez la rejoindre par courriel à anick.lemay@rouyn-noranda.ca ou par téléphone au 819-797-7110, poste 7387.
Les formulaires sont disponibles au téléchargement lorsque vous remplissez une demande. Si vous avez omis de le télécharger ou ne le trouvez plus, en voici les liens :
Lorsque vous transmettez votre formulaire, à la toute fin, le résumé de celui-ci s'affiche. Vous pouvez imprimer cette page ou même copier et coller son contenu dans un logiciel de traitement de texte et sauvegarder ce document.
Réception de l'aide financière
Suite à la date limite de dépôt, le traitement et l’analyse des dossiers doivent être effectués. Les demandes ainsi analysées sont ensuite présentées au conseil municipal qui statue sur l’octroi des montants disponibles dans chaque programme de soutien. Finalement, la préparation des paiements est effectuée. Considérant l’important nombre de demandes reçues à chaque appel, ceci peut prendre jusqu’à quatre mois après la date limite de dépôt.
Vous devez remplir et transmettre un formulaire de reddition de compte spécifique au programme de soutien pour lequel vous avez reçu un soutien.
En effet! Veuillez remplir ce formulaire et en suivre les instructions inscrites au bas.
Les pièces jointes demandées
Dépendamment du programme dans lequel vous déposez une demande, nous pourrions avoir besoin :
- De soumissions (pour des achats ou des travaux d’aménagement);
- De l’autorisation du propriétaire des lieux où vous souhaitez procéder à un aménagement ou entreposer un achat;
- Du budget prévisionnel de votre projet;
- Des derniers états financiers de votre organisme;
- Du budget annuel de l’organisme;
- Du dernier rapport annuel de l’organisme (pouvant être substitué par un rapport d’AGA);
- D’une résolution de votre conseil d’administration vous autorisant à déposer la demande de soutien;
- De lettres de confirmations des partenaires;
- De lettres d’appui d’organismes connexes au vôtre.
Nous recevons un important volume de demandes de soutien financier à chaque appel et vous demandons ceci afin d’accélérer le processus de traitement des demandes.
Il s’agit aussi d’une occasion de nous transmettre une version à jour de tout document auquel vous auriez pu apporter une modification.
Plus de détails sur...
- Une soumission est un document d’un entrepreneur, d’une entreprise ou d’une organisation qui fixe un prix pour un bien ou un service.
- Cela vous permet de ficeler un budget réaliste. De notre côté, cela nous assure que le montant demandé correspond au prix du marché.
- Les personnes qui font l’analyse de votre dossier ne sont pas des expertes dans tous les domaines. Une soumission permet d’éviter les mauvaises surprises de part et d’autre.
- Une organisation qui veut intervenir sur un lieu dont il n’est pas le propriétaire a besoin d’obtenir l’autorisation écrite du propriétaire sur les changements à effectuer. Cette autorisation, qui devra être signée, comprendra l’ensemble des transformations souhaitées par le demandeur.
- La Ville, comme institution publique, doit s’assurer que toutes les parties prenantes d’un projet ont été consultés et autorisent la tenue ou le développement de ce dernier.
- Un budget prévisionnel est un budget qui anticipe les dépenses et les revenus pour un projet défini. Celui-ci doit compter tous les revenus et l’ensemble des dépenses projetées (lesquels devraient balancer). Plus celui-ci sera précis, plus le montage financier en sera facilité.
- Dans le cas des demandes de soutien, ne pas confondre avec le budget annuel de l'organisme.
- Le budget prévisionnel est un outil indispensable au bon déroulement d’un projet. Celui-ci est aussi très utile pour les comités d’analyse de la politique de soutien aux organismes.
- Les états financiers devraient présenter une vision claire des finances de l’organisation. Ceux-ci sont parfois établis par des comptables professionnels ou par des bénévoles.
- Minimalement, les états financiers devraient contenir un état des résultats de l’an précédent ainsi qu’un bilan pour être en mesure de déceler quelle est la situation financière de l’organisation.
- Pour octroyer des fonds, la Ville souhaite connaître la santé financière de l’organisation. Des fonds sont octroyés lorsque l’organisme démontre une santé financière et une capacité de gestion minimales.
- Si un surplus important est accumulé et non affecté, la Ville pourrait poser des questions à l’organisme. Cela équivaut à avoir des fonds importants que l’organisme refuse d’investir. Dans ce cas, il se pourrait que la Ville demande à ce dernier d’investir davantage dans un projet. Lorsque les fonds sont affectés à un projet ultérieur, la Ville y voit une capacité de gestion des acteurs en place.
- Un budget annuel recense l’ensemble des revenus et des dépenses de l’organisation alors que le budget prévisionnel se concentre sur un projet en particulier.
- La Ville souhaite connaître les organisations sur son territoire. Comme le budget est une représentation assez fidèle des activités à venir de l’organisme, cet outil permet de comprendre les projets et le fonctionnement de celui-ci.
- Un rapport annuel est le document qui compile les activités d’une organisation réalisées dans l’année précédente. Plusieurs formats existent. L’important est d’inscrire les principales réalisations de l’organisme durant la dernière année. Si quelques photos sont ajoutées, c’est encore mieux!
- La Ville souhaite connaître les organisations sur son territoire. Le rapport annuel est une façon de démontrer le dynamisme de votre organisme et de parler de ses activités.
- Une résolution est adoptée dans un conseil d’administration lorsque celui-ci est réuni et qu’il prend une décision officielle qui s’inscrit dans la vie de l’organisation.
- La plupart du temps, les résolutions ont un lien avec les finances, les activités importantes et les stratégies de l’organisation.
- Pour l’ensemble des demandes, la Ville demande une résolution du conseil d’administration permettant à une personne d’effectuer une demande financière.
- Cela assure à l’organisme que les activités sont connues et qu’elles s’insèrent dans la volonté collective de l’organisation. En même temps, la personne déléguée devient la personne de référence pour la Ville.
- Ces lettres provenant des partenaires (financiers ou en services) de votre projet viennent confirmer leur contribution au projet soumis.
- Elles doivent contenir le montant du soutien financier ou la valeur des services offerts gracieusement, les programmes d’où proviennent les sommes, le cas échéant, et les conditions de versement de cette aide.
- Ces lettres permettent de démontrer le réalisme des prévisions budgétaires déposées et confirment du même coup l’appui de ces partenaires au projet.
- Ces lettres sont facultatives aux demandes de soutien financier.
- Elles démontrent le support de la communauté au projet soumis.
- Elles peuvent influencer positivement les différents comités d’analyse.
- Celles-ci démontrent l’appui de la collectivité au projet déposé.
- Elles sont aussi la preuve de la synergie existante autour de l’activité organisée.